Il-kontroll intern japplika għall-attivitajiet kollha, kemm jekk finanzjarji kif ukoll jekk le. Huwa proċess li jgħin lil organizzazzjoni tikseb l-objettivi tagħha u ssostni l-prestazzjoni operazzjonali u finanzjarja, filwaqt li tirrispetta r-regoli u r-regolamenti. Jappoġġa teħid ta’ deċiżjonijiet sod, filwaqt li jqis ir-riskji għall-kisba tal-objettivi u jnaqqashom għal livelli aċċettabbli permezz ta’ kontrolli kosteffettivi.
Il-Qafas ta’ Kontroll Intern tal-EU-OSHA huwa konformi mal-Qafas ta’ Kontroll Intern rivedut tal-Kummissjoni Ewropea (C(2017) 2373 finali datat id-19 ta’ April 2017). Il-Qafas ta’ Kontroll Intern huwa kompost minn ħames komponenti ta’ kontroll intern u minn 17-il prinċipju. Abbażi ta’ valutazzjoni annwali tar-riskju, l-EU-OSHA tiżviluppa pjan ta’ azzjoni u tieħu passi biex ittaffi r-riskji kemm jista’ jkun.
Il-ħames komponenti tal-kontroll intern u s-17-il prinċipju huma s-segwenti:
Ambjent ta' kontroll
1. L-EU-OSHA turi impenn fir-rigward tal-integrità u l-valuri etiċi.
2. Il-Bord ta’ Tmexxija (GB) juri indipendenza mill-maniġment u jimmonitorja l-iżvilupp u l-prestazzjoni tal-kontroll intern.
3. Id-Direttur jistabbilixxi strutturi, linji ta’ rappurtar u awtoritajiet xierqa u responsabbiltajiet sabiex jintlaħqu l-objettivi.
4. L-EU-OSHA turi impenn biex tattira, tiżviluppa u żżomm individwi kompetenti f’allinjament mal-objettivi.
5. L-EU-OSHA żżomm lill-individwi responsabbli għar-responsabbiltajiet ta’ kontroll intern tagħhom sabiex jintlaħqu l-objettivi.
Valutazzjoni tar-riskju
6. L-EU-OSHA tispeċifika objettivi b’ċarezza suffiċjenti biex tippermetti l-identifikazzjoni u l-valutazzjoni tar-riskji relatati mal-objettivi.
7. L-EU-OSHA tidentifika r-riskji għall-kisba tal-objettivi tagħha fl-organizzazzjoni kollha u tanalizza r-riskji bħala bażi għad-determinazzjoni ta’ kif ir-riskji għandhom jiġu ġestiti.
8. L-EU-OSHA tqis il-potenzjal ta’ frodi fil-valutazzjoni tar-riskji għall-kisba tal-objettivi tagħha.
9. L-EU-OSHA tidentifika u tivvaluta bidliet li jista’ jkollhom impatt sinifikanti fuq is-sistema ta’ kontroll intern.
Attivitajiet ta' Kontroll
10. L-EU-OSHA tagħżel u tiżviluppa attivitajiet ta’ kontroll li jikkontribwixxu għall-mitigazzjoni tar-riskji għall-kisba tal-objettivi għal livelli aċċettabbli.
11. L-EU-OSHA tagħżel u tiżviluppa attivitajiet ta’ kontroll ġenerali minflok it-teknoloġija sabiex issostni l-kisba tal-għanijiet.
12. L-EU-OSHA twettaq attivitajiet ta’ kontroll permezz ta’ politiki korporattivi li jistabbilixxu dak li huwa mistenni u fil-proċeduri li jimplementaw il-politiki.
Informazzjoni u komunikazzjoni
13. L-EU-OSHA tikseb jew tiġġenera u tuża informazzjoni ta’ kwalità rilevanti biex tappoġġa l-funzjonament dwar il-kontroll intern.
14. L-EU-OSHA għandha tikkomunika internament l-informazzjoni, inklużi l-għanijiet u r-responsabbiltajiet għall-kontroll intern, neċessarja sabiex issostni l-funzjonament tal-kontroll intern.
15. L-EU-OSHA tikkomunika ma’ partijiet esterni dwar kwistjonijiet li jaffettwaw il-funzjonament tal-kontroll intern.
Attivitajiet ta’ monitoraġġ
16. L-EU-OSHA tagħżel, tiżviluppa u twettaq valutazzjonijiet kontinwi u/jew separati biex taċċerta jekk il-komponenti tal-kontroll intern humiex preżenti u jiffunzjonawx.
17. L-EU-OSHA għandha tidentifika u tikkomunika, fi żmien xieraq, in-nuqqasijiet tal-kontroll intern lil dawk il-partijiet inkarigati sabiex jieħdu azzjonijiet korrettivi, jekk ikun xieraq.